Ein Event zu planen ist aufregend – aber auch eine echte Challenge. Ob kleine Feier, Firmenevent oder grosse Veranstaltung – eine durchdachte Planung ist der Schlüssel zum Erfolg. Damit du den Überblick behältst, haben wir bei Eventfrog die perfekte Checkliste entwickelt: Von der ersten Idee über Budget und Location bis hin zur Durchführung und Nachbereitung.
🎯 Hand aufs Herz: Ohne Reichweite bleibt selbst das beste Event unsichtbar.
Mit Eventfrog erstellst du dein Event risikofrei, unverbindlich und flexibel. Mach es über unseren Eventkalender bekannt oder starte direkt den Ticketverkauf – ganz wie du es möchtest. Dein Event wird dabei nicht automatisch veröffentlicht. Du allein entscheidest, wann es online geht und sichtbar wird.
So kannst du alles in Ruhe einrichten, testen und Schritt für Schritt vorbereiten.
Und sobald du ready bist: Einfach Event publizieren und Tickets direkt verkaufen. 🎟️
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Warum warten, wenn du’s völlig unverbindlich ausprobieren kannst?
👀 Erster Eindruck gefällig?
Dann wirf einen Blick ins Video und sieh selbst, wie einfach und flexibel du mit Eventfrog dein Event erstellen kannst:
1. Idee & Zielsetzung – das Fundament deines Events
Jedes erfolgreiche Event beginnt mit einer klaren Vision. Frag dich:
- Warum will ich dieses Event durchführen?
- Wer ist meine Zielgruppe?
- Welche Ziele will ich erreichen (z. B. Community aufbauen, Umsatz steigern, Spenden sammeln)?
💡 Eventfrog-Tipp: Du kannst deine Eventidee direkt im Eventfrog-Dashboard anlegen – ohne Risiko. Publiziert wird sie erst, wenn du bereit bist.
Zielgruppe analysieren: Sind deine Gäste eher Familien, Fachleute, Freunde oder Kund:innen? Ihr Alter, ihre Interessen und ihr Hintergrund sollten deine Planungen beeinflussen.
Messbare Ziele definieren: Formuliere SMART-Ziele (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert).
Beispielsweise: Wir möchten 100 Teilnehmer gewinnen und 20 % unserer Produkte verkaufen.2. Budget planen – volle Kostenkontrolle
2. Budget planen – volle Kostenkontrolle
Dein Budget entscheidet, wie realistisch deine Event-Idee ist. Plane alle Kostenpunkte wie Location, Technik, Catering oder Promotion.
👉 Mit Eventfrog behältst du volle Transparenz: Einnahmen im Ticketverkauf, Gebührenmodelle und Auswertungen sind jederzeit sichtbar. Und weil dein Event erst auf „veröffentlichen“ geht, wenn du es willst, kannst du das Budget in Ruhe durchspielen.
So gehst du bei deiner Kalkulation vor:
Liste alle potenziellen Kostenpunkte auf:
- Location: Mietkosten, Nebenkosten, eventuell Reinigung.
- Catering: Pro-Kopf-Budget, Spezialwünsche wie vegane oder glutenfreie Optionen.
- Technik: Tontechnik, Beleuchtung, Präsentationstechnik.
- Personal: Kosten für Servicekräfte, DJs, Fotograf*innen.
- Dekoration: Blumen, Tischdeko, thematische Elemente.
- Marketing: Anzeigen, Flyer, Social Media.
- Plane einen Puffer ein: Mindestens 10-15% des Budgets sollten für unvorhergesehene Ausgaben reserviert werden.
Beispielhafte Kostenaufteilung:
- Location: 25%
- Catering: 20%
- Technik: 15%
- Marketing: 10%
- Dekoration und Sonstiges: 15%
- Puffer: 15%
💡Tipp: Suche nach Sponsoren oder Partnern: Diese können finanzielle Unterstützung bieten oder Dienstleistungen wie Catering oder Technik stellen.
Ein weiterer Gamechanger für dein Budget: Die Eventfrog Modelle.
Mit Eventfrog nutzt du die Plattform mit den niedrigsten Ticketgebühren am Markt. Und das Beste: Du kannst die Gebühren komplett auf die Ticketkäufer:innen umlegen.
👉 Du zahlst im besten Fall gar nichts – hast aber volle Kontrolle über dein Event.
💡 Einfach kostenlos ausprobieren, Event risikofrei eintragen, alles vorbereiten – und erst veröffentlichen, wenn du bereit bist.
3. Termin & Location – Timing is everything
Der richtige Termin entscheidet mit darüber, ob dein Event ein Erfolg wird. Wähle ihn mit Bedacht:
- Vermeide Ferienzeiten, große Events in der Umgebung oder Feiertage.
- Prüfe, wann deine Zielgruppe am ehesten Zeit hat.
Location-Tipps:
- Achte auf Größe, Lage und Ausstattung.
- Ist die Location barrierefrei? Gibt es Parkplätze und gute ÖPNV-Anbindung?
- Technik: WLAN, Steckdosen, Licht und Ton müssen passen.
Profi-Tipp: Vereinbare frühzeitig einen Besichtigungstermin – Bilder sagen viel, aber ein echter Eindruck noch mehr.
4. Details organisieren
Die kleinen Details machen den Unterschied. Überlege, wie du dein Event einzigartig machst. Ein kreatives Motto oder besondere Programmpunkte können deine Gäste überraschen
Ideen die wirken:
- Motto: Ein Vintage-Dinner? Tropische Strandparty? Lass deiner Kreativität freien Lauf.
- Catering: Von Fingerfood bis Fine Dining – das Essen bleibt immer in Erinnerung. Berücksichtige Ernährungswünsche.
- Entertainment: Ein Live-Künstler, eine Fotobox oder ein DJ? Perfekt, um Stimmung zu schaffen.
- Technik: Teste im Voraus
- Unterhaltung: Plane Programmpunkte und Proben
5. Dein Event auf Eventfrog eintragen (und mit dem Ticketverkauf durchstarten) 🎉
Jetzt, wo dein Plan steht, fehlt nur noch eins: Sichtbarkeit und ein günstiger Ticketverkauf. Trag dein Event bei Eventfrog ein – kostenlos und mit jeder Menge Reichweite.
Und wenn du Tickets verkaufen möchtest? Dann ist Eventfrog auch genau dein Ding, denn mit unseren Eventfrog Modellen haben wir für jede Veranstalter:in das richtige Modell.
Das Beste: Du kannst alles risikofrei und ohne Verpflichtungen anlegen, um dir alles in Ruhe anzuschauen. So kannst du testen, wie dein Event aussehen wird.
Erst, wenn du bereit bist, gehst du live.
Noch mehr Vorteile:
- Automatische Veröffentlichung auf der Eventfrog-Website & der Eventfrog-App
- Im Free-Modell verkaufst du supergünstig Tickets online und kannst die geringen Kosten auch 100% an deine Gäste weitergeben
- Digitale Einlasskontrolle mit der Entry-App
- Statistik-Tool zur Auswertung
- Direkte Kommunikation mit deinen Gästen
und vieles mehr....
5. Einladungen verschicken
Deine Einladung ist das Erste, was deine Gäste von deinem Event sehen. Sie sollte so gestaltet sein, dass sie in Erinnerung bleiben, denn die beste Planung bringt nichts, wenn niemand kommt.
So machst du sie perfekt:
- Kurze und klare Infos: Was, wann, wo und wie (Dresscode).
- Visuell ansprechend: Nutze Tools wie Canva, um deine Einladung kreativ zu gestalten.
- Timing: Verschicke die Einladungen mindestens 6 Wochen vorher.
Versand & Reichweite:
- Verschicke Einladungen mindestens 6 Wochen vorher.
- Nutze E-Mail-Tools (z. B. Mailchimp) oder den Eventfrog-Newsletter-Service.
- Denk an Reminder kurz vor dem Event.
👉 Tool Tipp: Go digital: Nutze Online-Tools wie Mailchimp, um deine Einladungen professionell zu versenden und Rückmeldungen zu tracken.
6. Einen Ablaufplan erstellen
Erstelle einen detaillierten Zeitplan mit festen Zeitfenstern für Begrüßung, Programmpunkte und Pausen. 🕒 Weise deinem Team klare Aufgaben zu, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ein strukturierter Zeitplan sorgt dafür, dass nichts dem Zufall überlassen wird.
So gehst du vor:
- Plane den Empfang: Begrüßung der Gäste mit einem Getränk.
- Setze Highlights: Reden, Vorträge oder Performances sollten gut verteilt sein.
- Pausen nicht vergessen: Deine Gäste brauchen Zeit zum Netzwerken oder Entspannen.
7. Vorbereitung vor Ort
Dekoriere die Location, teste die Technik und lege Materialien wie Namensschilder oder Giveaways bereit. Kläre letzte Details mit deinem Team.
8. Durchführung des Events
Begrüße deine Gäste persönlich und bleibe flexibel, um spontan auf Herausforderungen zu reagieren. Genieße den Moment und sorge für eine positive Atmosphäre.
Tipps für den Eventtag:
- Flexibel bleiben: Auf unvorhergesehene Probleme ruhig reagieren.
- Präsenz zeigen: Sei ansprechbar und halte den Überblick.
- Den Moment genießen: Deine Gäste werden die Stimmung spüren.
9. Nachbereitung nicht vergessen
Bedanke dich bei Gästen und Helfer:innen. 🙏 Hole Feedback ein und analysiere, was gut lief und was du verbessern kannst. Schließe offene Rechnungen ab und halte hilfreiche Erkenntnisse für künftige Events fest. Feedback hilft dir, beim nächsten Mal noch besser zu werden.
To-Dos nach dem Event:
- Bedanke dich: Eine E-Mail an Gäste und Helfer:innen zeigt Wertschätzung.
- Hole Feedback ein: Nutze Umfragen, um Verbesserungsvorschläge zu sammeln.
- Analysiere: Prüfe, ob deine Ziele erreicht wurden.
Fazit
Am Anfang war die Idee. Am Ende steht ein Event, das begeistert. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung behältst du immer den Überblick – und verwandelst deinen Plan in ein echtes Erlebnis.
Und das Beste: Du bist nicht allein. Mit Eventfrog hast du eine Plattform an deiner Seite, die dir nicht nur beim Ticketverkauf hilft, sondern dir auch Sichtbarkeit, Tools und Support bietet – ganz ohne Verpflichtungen oder Risiko, dafür mit 100% Flexibilität, Freiheit und Transparenz.
Nutze diesen Leitfaden, um deine Vision in die Realität umzusetzen und trage dein Event direkt auf Eventfrog ein!
📄 Checkliste als PDF
Damit du nichts vergisst, kannst du hier eine praktische Checkliste herunterladen: Checkliste herunterladen
Mit diesen kompakten Tipps und der Checkliste bist du bestens gerüstet, um dein Event erfolgreich zu planen. Viel Spass bei der Organisation!
