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Am Anfang steht ein Gedanke: „Ich will ein Event veranstalten.“ Vielleicht schwirrt dir schon eine grobe Idee im Kopf herum: ein Networking-Abend, ein Konzert, ein Workshop oder einfach eine richtig gute Party. Doch zwischen der ersten Idee und dem eigentlichen Event liegen viele To-dos, Entscheidungen und auch mal Unsicherheiten. Genau hier hilft dir dieser Guide.
Er führt dich nicht nur durch die wichtigsten Schritte der Eventplanung, sondern zeigt dir auch, wie du am Ende mit wenigen Klicks dein Event bei Eventfrog einträgst und nicht nur sichtbar machst, sondern sogar Tickets verkaufen kannst. Und das zu einem unschlagbar günstigen Preis!
🎯 Tipp direkt zu Beginn: Du kannst dein Event bei Eventfrog ganz ohne Risiko und völlig unverbindlich erstellen. Es wird nicht automatisch veröffentlicht , denn du bestimmst, wann es live geht. Perfekt also, um alles in Ruhe auszuprobieren, zu planen und dich Schritt für Schritt voranzutasten.
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Denn was bringt die beste Planung, wenn niemand davon erfährt oder wenn am Ende niemand kommt, weil es keine Tickets gibt? Und vor allem: Warum nicht einfach mal unverbindlich ausprobieren?
Bevor du dich in Budgettabellen und Location-Recherchen verlierst, geht’s zuerst um deine Vision. Frag dich: Was möchtest du mit deinem Event erreichen? Willst du deine Gäste unterhalten, eine Marke präsentieren oder neue Kontakte knüpfen? Je klarer dein Ziel, desto einfacher wird die Planung. 🎯 Definiere den Anlass und die Zielgruppe und lege fest, was du erreichen möchtest: Unterhaltung, Fundraising oder den Aufbau von Beziehungen.
Anlass klären: Überlege, warum du das Event veranstalten möchtest. Soll es ein Geburtstag oder eine Produkteinführung sein? Jeder Anlass bringt spezifische Anforderungen mit sich.
Je klarer deine Zielsetzung, desto einfacher wird jede Entscheidung im weiteren Planungsverlauf. Denn: Jede Idee ist nur so gut wie ihre Umsetzung. Und für eine gute Umsetzung brauchst du ein stabiles Fundament.
Zielgruppe analysieren: Sind deine Gäste eher Familien, Fachleute, Freunde oder Kund:innen? Ihr Alter, ihre Interessen und ihr Hintergrund sollten deine Planungen beeinflussen.
Messbare Ziele definieren: Formuliere SMART-Ziele (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert). Beispielsweise: Wir möchten 100 Teilnehmer gewinnen und 20 % unserer Produkte verkaufen.
Budgetplanung klingt trocken, ist aber absolut entscheidend. Denn nichts bremst deine Motivation mehr als eine böse Überraschung auf der Rechnung.
Erstelle einen Überblick über alle Kosten: Location, Catering, Technik und Dekoration. 💡 Plane einen Puffer ein, um unvorhergesehene Ausgaben abzudecken. Ein Event steht und fällt mit dem Budget. Ohne eine detaillierte Planung können Kosten schnell aus dem Ruder laufen. 💰
Liste alle potenziellen Kostenpunkte auf:
Location: Mietkosten, Nebenkosten, eventuell Reinigung.Catering: Pro-Kopf-Budget, Spezialwünsche wie vegane oder glutenfreie Optionen.
Technik: Tontechnik, Beleuchtung, Präsentationstechnik.
Personal: Kosten für Servicekräfte, DJs, Fotograf*innen.
Dekoration: Blumen, Tischdeko, thematische Elemente.
Marketing: Anzeigen, Flyer, Social Media.
Plane einen Puffer ein: Mindestens 10-15% des Budgets sollten für unvorhergesehene Ausgaben reserviert werden.
Location: 25%
Catering: 20%
Technik: 15%
Marketing: 10%
Dekoration und Sonstiges: 15%
Puffer: 15%
Tipp: Suche nach Sponsoren oder Partnern: Diese können finanzielle Unterstützung bieten oder Dienstleistungen wie Catering oder Technik stellen.
Mit Eventfrog nutzt du die Plattform mit den niedrigsten Ticketgebühren am Markt.
Und das Beste: Du kannst die Gebühren komplett auf die Ticketkäufer:innen umlegen.
👉 Du zahlst im besten Fall gar nichts – hast aber volle Kontrolle über dein Event.
💡 Einfach kostenlos ausprobieren, Event risikofrei eintragen, alles vorbereiten – und erst veröffentlichen, wenn du bereit bist.
Der richtige Termin entscheidet mit darüber, ob dein Event ein Erfolg wird. Wähle ihn mit Bedacht:
Profi-Tipp: Vereinbare frühzeitig einen Besichtigungstermin – Bilder sagen viel, aber ein echter Eindruck noch mehr.
Die kleinen Details machen den Unterschied. Überlege, wie du dein Event einzigartig machst. Ein kreatives Motto oder besondere Programmpunkte können deine Gäste überraschen
Jetzt, wo dein Plan steht, fehlt nur noch eins: Sichtbarkeit und ein günstiger Ticketverkauf. Trag dein Event bei Eventfrog ein – kostenlos und mit jeder Menge Reichweite.
Und wenn du Tickets verkaufen möchtest? Dann ist Eventfrog auch genau dein Ding, denn mit unseren Eventfrog Modellen haben wir für jede Veranstalter:in das richtige Modell.
Das Beste: Du kannst alles risikofrei und ohne Verpflichtungen anlegen, um dir alles in Ruhe anzuschauen. So kannst du testen, wie dein Event aussehen wird.
Erst, wenn du bereit bist, gehst du live.
Noch mehr Vorteile:
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Deine Einladung ist das Erste, was deine Gäste von deinem Event sehen. Sie sollte so gestaltet sein, dass sie in Erinnerung bleiben, denn die beste Planung bringt nichts, wenn niemand kommt.
👉 Tool Tipp: Go digital: Nutze Online-Tools wie Mailchimp, um deine Einladungen professionell zu versenden und Rückmeldungen zu tracken.
Erstelle einen detaillierten Zeitplan mit festen Zeitfenstern für Begrüßung, Programmpunkte und Pausen. 🕒 Weise deinem Team klare Aufgaben zu, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ein strukturierter Zeitplan sorgt dafür, dass nichts dem Zufall überlassen wird.
Dekoriere die Location, teste die Technik und lege Materialien wie Namensschilder oder Giveaways bereit. Kläre letzte Details mit deinem Team.
Begrüße deine Gäste persönlich und bleibe flexibel, um spontan auf Herausforderungen zu reagieren. 🔄 Genieße den Moment und sorge für eine positive Atmosphäre.
Bedanke dich bei Gästen und Helfer:innen. 🙏 Hole Feedback ein und analysiere, was gut lief und was du verbessern kannst. Schließe offene Rechnungen ab und halte hilfreiche Erkenntnisse für künftige Events fest. Feedback hilft dir, beim nächsten Mal noch besser zu werden.
Am Anfang war die Idee. Am Ende steht ein Event, das begeistert. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung behältst du immer den Überblick – und verwandelst deinen Plan in ein echtes Erlebnis.
Und das Beste: Du bist nicht allein. Mit Eventfrog hast du eine Plattform an deiner Seite, die dir nicht nur beim Ticketverkauf hilft, sondern dir auch Sichtbarkeit, Tools und Support bietet – ganz ohne Verpflichtungen oder Risiko, dafür mit 100% Flexibilität, Freiheit und Transparenz.
Nutze diesen Leitfaden, um deine Vision in die Realität umzusetzen und trage dein Event direkt auf Eventfrog ein!
Damit du nichts vergisst, kannst du hier eine praktische Checkliste herunterladen: Checkliste herunterladen
Mit diesen kompakten Tipps und der Checkliste bist du bestens gerüstet, um dein Event erfolgreich zu planen. Viel Spass bei der Organisation!
