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Alles beginnt mit einer klaren Vision. Was möchtest du mit deinem Event erreichen? Willst du deine Gäste unterhalten, eine Marke präsentieren oder neue Kontakte knüpfen? Je klarer dein Ziel, desto einfacher wird die Planung. 🎯 Definiere den Anlass und die Zielgruppe und lege fest, was du erreichen möchtest: Unterhaltung, Fundraising oder den Aufbau von Beziehungen.
- Anlass klären: Überlege, warum du das Event veranstalten möchtest. Soll es ein Geburtstag oder eine Produkteinführung sein? Jeder Anlass bringt spezifische Anforderungen mit sich.
- Zielgruppe analysieren: Sind deine Gäste eher Familien, Fachleute, Freunde oder Kund:innen? Ihr Alter, ihre Interessen und ihr Hintergrund sollten deine Planungen beeinflussen.
- Messbare Ziele definieren: Formuliere SMART-Ziele (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert).
Beispielsweise: Wir möchten 100 Teilnehmer gewinnen und 20 % unserer Produkte verkaufen.
Erstelle einen Überblick über alle Kosten: Location, Catering, Technik und Dekoration. 💡 Plane einen Puffer ein, um unvorhergesehene Ausgaben abzudecken. Ein Event steht und fällt mit dem Budget. Ohne eine detaillierte Planung können Kosten schnell aus dem Ruder laufen. 💰
So gehst du vor:
Liste alle potenziellen Kostenpunkte auf:
Location: Mietkosten, Nebenkosten, eventuell Reinigung.
Catering: Pro-Kopf-Budget, Spezialwünsche wie vegane oder glutenfreie Optionen.
Technik: Tontechnik, Beleuchtung, Präsentationstechnik.
Personal: Kosten für Servicekräfte, DJs, Fotograf*innen.
Dekoration: Blumen, Tischdeko, thematische Elemente.
Marketing: Anzeigen, Flyer, Social Media.
Plane einen Puffer ein: Mindestens 10-15% des Budgets sollten für unvorhergesehene Ausgaben reserviert werden.
Location: 25%
Catering: 20%
Technik: 15%
Marketing: 10%
Dekoration und Sonstiges: 15%
Puffer: 15%
Tipp: Suche nach Sponsoren oder Partnern: Diese können finanzielle Unterstützung bieten oder Dienstleistungen wie Catering oder Technik stellen.
Wähle ein Datum, das zu deiner Zielgruppe passt. Achte darauf, dass die Location ausreichend Platz bietet, gut erreichbar und barrierefrei ist.
📍Die perfekte Location ist wie die Bühne für dein Event. Sie setzt den Ton und schafft die Atmosphäre.
Check die Verfügbarkeit: Beliebte Locations sind oft Monate im Voraus ausgebucht.
Denke praktisch: Gute Erreichbarkeit und Parkplätze machen deinen Gästen das Leben leichter.
Technik nicht vergessen: WLAN, Steckdosen, Lautsprecher – alles sollte passen.
Die kleinen Details machen den Unterschied. Überlege, wie du dein Event einzigartig machst. Ein kreatives Motto oder besondere Programmpunkte können deine Gäste überraschen
Ideen die wirken:
Motto: Ein Vintage-Dinner? Tropische Strandparty? Lass deiner Kreativität freien Lauf.
Catering: Von Fingerfood bis Fine Dining – das Essen bleibt immer in Erinnerung. Berücksichtige Ernährungswünsche.
Entertainment: Ein Live-Künstler, eine Fotobox oder ein DJ? Perfekt, um Stimmung zu schaffen.
Technik: Teste im Voraus
Unterhaltung: Plane Programmpunkte und Proben
Deine Einladung ist das Erste, was deine Gäste von deinem Event sehen. Sie sollte so gestaltet sein, dass sie in Erinnerung bleiben.
Kurze und klare Infos: Was, wann, wo und wie (Dresscode).
Visuell ansprechend: Nutze Tools wie Canva, um deine Einladung kreativ zu gestalten.
Timing: Verschicke die Einladungen mindestens 6 Wochen vorher.
👉 Tool Tipp: Go digital: Nutze Online-Tools wie Mailchimp, um deine Einladungen professionell zu versenden und Rückmeldungen zu tracken.
Erstelle einen detaillierten Zeitplan mit festen Zeitfenstern für Begrüßung, Programmpunkte und Pausen. 🕒 Weise deinem Team klare Aufgaben zu, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ein strukturierter Zeitplan sorgt dafür, dass nichts dem Zufall überlassen wird.
Plane den Empfang: Begrüßung der Gäste mit einem Getränk.
Setze Highlights: Reden, Vorträge oder Performances sollten gut verteilt sein.
Pausen nicht vergessen: Deine Gäste brauchen Zeit zum Netzwerken oder Entspannen.
Dekoriere die Location, teste die Technik und lege Materialien wie Namensschilder oder Giveaways bereit. Kläre letzte Details mit deinem Team.
Begrüsse deine Gäste persönlich und bleibe flexibel, um spontan auf Herausforderungen zu reagieren. 🔄 Geniesse den Moment und sorge für eine positive Atmosphäre.
Flexibel bleiben: Auf unvorhergesehene Probleme ruhig reagieren.
Präsenz zeigen: Sei ansprechbar und halte den Überblick.
Den Moment geniessen: Deine Gäste werden die Stimmung spüren.
Bedanke dich bei Gästen und Helfer*innen. 🙏 Hole Feedback ein und analysiere, was gut lief und was du verbessern kannst. Schliesse offene Rechnungen ab und halte hilfreiche Erkenntnisse für künftige Events fest. Feedback hilft dir, beim nächsten Mal noch besser zu werden.
Bedanke dich: Eine E-Mail an Gäste und Helfer:innen zeigt Wertschätzung.
Hole Feedback ein: Nutze Umfragen, um Verbesserungsvorschläge zu sammeln.
Analysiere: Prüfe, ob deine Ziele erreicht wurden.
Ein Event zu planen, ist eine Herausforderung, aber mit der richtigen Vorbereitung kannst du alles schaffen. Nutze diesen Leitfaden, um deine Vision in die Realität umzusetzen – und trage dein Event direkt auf Eventfrog ein!
📄 Checkliste als PDF
Damit du nichts vergisst, kannst du hier eine praktische Checkliste herunterladen: Checkliste herunterladen
Mit diesen kompakten Tipps und der Checkliste bist du bestens gerüstet, um dein Event erfolgreich zu planen. Viel Spass bei der Organisation!
