Case Study:
Grossevent –
Über 5 Jahre,
über 50 Museen,
1 Partner

Die Zahlen in Kürze

• Seit 2021 Partner von Eventfrog
• Über 50 Museen und Standorte
• Über 25'000 Tickets pro Ausgabe
• Über 150 Geräte im gleichzeitigen Einsatz an über 50 Standorten
• Über 200 Check-ins in einer Minute – mehr als drei Tickets pro Sekunde

Die Herausforderung: 1 Ticket, über 50 Türen

Die Lange Nacht braucht ein Ticket, das an über 50 Eingängen gleichzeitig gültig ist und bei der Einlasskontrolle überall denselben aktuellen Status hat, unabhängig davon, in welchem Museum es eingecheckt wird.

• Mehr als nur Eintritt. Enthalten sind nicht nur alle teilnehmenden Museen, sondern auch die VBZ-Museums-Bus-Shuttles und der öffentliche Verkehr in der Zone 110. Besucher:innen bewegen sich einen Abend lang frei zwischen den Häusern – mit einem einzigen Ticket in der Hand.
• Einlass an über 50 Orten gleichzeitig. Jedes Museum kontrolliert selbst, mit eigenem Team und eigenen Abläufen. Das Ticket muss gültig und eindeutig prüfbar sein, unabhängig davon, an welchem Standort es eingecheckt wird.
• Extreme Spitzen in kurzer Zeit. Der Großteil der Besucher:innen kommt innerhalb weniger Stunden. Die Check-in-Last verteilt sich nicht über einen Tag, sie ballt sich.
• Viele Einlasshelfende mit eigenen Smartphones. Die Einlasskontrolle muss so einfach sein, dass sie ohne langes Onboarding funktioniert, auch wenn kurzfristig zusätzliche Helfende dazukommen.
• Verkauf über mehrere Kanäle. Online, über eigene Vorverkaufsstellen und am Eventabend selbst – bei laufender Kapazitätsübersicht.
• Digitalisierung unter Zeitdruck. Ein über zwei Jahrzehnte gewachsener Anlass sollte sein Ticketing digitalisieren – und gleichzeitig die damaligen Vorgaben des Bundes zum Contact Tracing erfüllen.

Warum es weitergeht

Nach fünf Ausgaben mit Eventfrog prüfte der Verein Zürcher Museen Ende 2025 verschiedene Ticketing-Lösungen im Rahmen einer Ausschreibung. Das Ergebnis: Überzeugt, die richtige Lösung zu haben, wird die Zusammenarbeit mit Eventfrog fortgeführt. Vier Punkte waren dafür entscheidend.

• Zuverlässigkeit, die sich bewiesen hat. Die offene und ehrliche Kommunikation sowie spürbare Optimierungen über die letzten Jahre haben überzeugt.
• Betreuung mit Gesicht. Über die Jahre ist eine Zusammenarbeit entstanden, bei der beide Seiten einander und den Anlass kennen. Fragen landen bei Menschen, die den Kontext schon haben.
• Ehrlich und transparent. Eventfrog setzt auf transparente und nachvollziehbare Gebühren ohne versteckte Zusatzkosten.
• Ein System, das mitwächst. Die Abläufe und Features werden kontinuierlich verbessert. Inputs werden aufgenommen und fliessen in die Weiterentwicklung ein.

Fazit: Grösse ist kein Sonderfall

Die Lange Nacht zeigt: Eventfrog unterstützt nicht nur kleine und mittlere Veranstaltungen, sondern auch Grossveranstaltungen mit vielen Standorten, hohen Besucherzahlen und komplexen Abläufen zuverlässig.

Ob Festival mit mehreren Einlassbereichen, Messe mit mehreren Hallen oder Verbandsanlass an mehreren Spielorten – das Grundproblem ist immer dasselbe: ein Ticket, viele Einlasspunkte, ein enges Zeitfenster. Wir zeigen dir in einem unverbindlichen Gespräch, wie Ticketing, Einlass und Cashless bei deinem Anlass zentral zusammenlaufen.

Interesse an einem persönlichen Beratungsgespräch?

Unverbindlich beraten lassen