Wie verschiebe ich meinen Event?

Übersicht:

Allgemein: Event verschieben

Die Verschiebung deines Events kannst du mittlerweile einfach selbst im Veranstalter-Cockpit vornehmen. Deine Ticketkäufer werden automatisch per E-Mail informiert. Dort erfahren sie auch das neue Datum deines Events und du hast die Möglichkeit, ihnen den Verschiebungsgrund mitzuteilen.

Bei einer Verschiebung bleiben die Tickets gültig.

Wichtig: Du kannst nur Events verschieben, bei denen du keine «Geld-zurück-Garantie» aktiviert hast.

Wenn du einen Event verschieben möchtest, das Verschiebedatum allerdings noch nicht kennst, teile uns dies bitte dennoch umgehend mit, damit wir bei diesem Event einen Auszahlungsstopp hinterlegten können. Sobald die Auszahlung deiner Einnahmen erfolgt ist, kann ein Event nicht mehr verschoben werden, was wir durch einen Auszahlungsstopp verhindern können.

Vorgehen: Wie verschiebe ich meinen Event?

Wenn du deinen Event verschieben willst, kannst du das einfach im Veranstalter-Cockpit machen.

Logge dich ein und wähle in der Event-Übersicht den Event an, den du verschieben willst.

Gehe bei «Verkauf» auf «Verkaufsstart, -stop, Absage» und klicke dort auf den Button «Event verschieben».

Event verschieben I

 

Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem du die Daten für den Event anpassen kannst und somit das neue Datum für diesen Event bestimmen kannst.

In den oberen Zeilen siehst du den Eventnamen und die aktuellen Daten bei «Altes Datum».

Darunter hast du die Pflichtangaben «Neuer Start» und «Zeit» für das neue Datum zur Verschiebung. Trage hier das neue Datum für deinen Event sowie die Startzeit ein.

Zudem kannst du hier einen Grund für die Verschiebung angeben. Dieser wird auch in der E-Mail mit der Verschiebungsinformation mitgeschickt.

Bestätige die Verschiebung deines Events, indem du den grünen Button «Event verschieben» klickst.

Event verhschieben II Modal

Durch die Verschiebung wird automatisch eine E-Mail an alle Ticketkäufer:innen ausgelöst, die wie oben beschrieben, auch den Grund der Verschiebung beinhaltet.

Hinweis:
Wir haben nur die Käuferdaten der Online-Verkäufe. Das bedeutet, dass Ticketkäufer:innen, die ihre Tickets via «Vorverkauf» erworben haben, separat informiert werden müssen.

Notwendige manuelle Anpassungen

Manche Daten müssen manuell angepasst werden, falls du diese zuvor manuell abgeändert hast.

Dazu gehören Verkaufsdaten (siehe Bild unten):

Event verschieben Daten anpassen III

 

Zudem solltest du deine Sichtbarkeitseinstellungen überprüfen, falls du diese zuvor manuell abgeändert hast.

Weitere Anpassung, die möglicherweise notwendig sind:

  • Daten auf Tickets
  • Early-Bird-Daten
  • Ticketkategorien und Zugangsschlüssel
  • Gebuchte Werbung

 

Event verschieben Sichtbarkeit IV

FAQs – Häufige Fragen und Antworten

Ich habe für den Event, den ich verschieben will, Werbung gebucht. Kann ich diese ebenfalls verschieben?

Ja, du kannst die den Zeitraum deiner gebuchten Werbemaßnahmen grundsätzlich verschieben. Bitte beachte, dass es hierbei um manuelle Anpassungen handelt, die genügend Vorlaufzeit brauchen. Je nach gebuchten Medien benötigt die Umbuchung unterschiedlich viel Zeit. Dadurch kann es passieren, dass der Umbuchungswunsch zu kurzfristig ist.

Bitte melde dich bei unserem Support unter support@eventfrog.net. Dieser prüft, ob die Umbuchung möglich ist und veranlasst diese.

Wieso kann ich meinen Event nicht verschieben?

Wenn du deinen Event nicht verschieben kannst, hast du wahrscheinlich Funktionen aktiviert, die eine Verschiebung ausschließen.

Du kannst deinen Event nicht verschieben, wenn

  • Die «Geld-zurück-Garantie» aktiv ist. Dieses Zertifikat schließt die Verschiebung des Events aus und sichert deinen Ticketkäufer:innen zu, dass sie in jedem Fall ihren Ticketpreis zurückbekommen. Falls du einen Event mit «Geld-zurück-Garantie» verschieben willst, erfährst du in dieser Anleitung, wie das geht. Zur Anleitung >
  • Du hast diesen Event bereits abgesagt und die Einnahmen wurden dir ausbezahlt. Wie du diesen Event trotzdem verschieben kannst, zeigen wir die hier. Zur Anleitung >

Was muss ich beim Verschieben meines Events beachten?

Wichtig ist vor allem, dass du die Ticketkäufer:innen informierst, die ihre Tickets via «Vorverkauf» erworben haben. Ihre Daten sind nicht im System erfasst, wodurch es Eventfrog nicht möglich ihr, sie automatisch per E-Mail zu informieren.

Zum anderen solltest du Daten, die deinen Event betreffen und die zurück manuell angepasst hast, abgleichen und gegebenenfalls korrigieren. Dazu gehören Verkaufsdaten und die Sichtbarkeit deines Events (siehe oben). Eventuell werden manche Daten nicht automatisch angepasst, sofern du zuvor Änderungen vorgenommen hast.

Wenn ich meinen Event verschiebe, bleiben die Tickets meiner Gäste gültig?

Ja, die Tickets deiner Gäste bleiben bei einer Verschiebung gültig. Grundsätzlich musst du nichts übernehmen.

Wie verschiebe ich einen Event, wenn er bereits abgesagt oder die Einnahmen ausgezahlt wurden?

Da wir eine Absage oder bereits erfolgte Auszahlung deiner Einnahmen leider nicht rückgängig machen können, stehen dir folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um dein Verschiebedatum abzubilden:

Rückerstattung aller gekauften Tickets

Du kannst die Rückerstattung aller Tickets manuell selbst vornehmen, da du im Normalfall über alle Angaben zu den Zahlungen bei online verkauften Tickets verfügst. 

Selbstverständlich kannst du dir den manuellen Aufwand sparen und die Abwicklung der Rückerstattung bei Eventfrog in Auftrag geben. Welche Kosten dabei anfallen und wie das Vorgehen ist, erklären wir dir unter: Ich muss meine Veranstaltung absagen, wie gehe ich vor?

Wenn du dich für diese Variante entscheidest, müssen die Kunden bei Bedarf neue Tickets für das Verschiebedatum kaufen.

Rückerstattung oder Umtausch der Tickets

Du erstattest in diesem Fall nur die Ticketkäufer:innen die Tickets zurück, die dies unbedingt wünschen. Für alle anderen, die gerne ein Ticket für das Ersatzdatum hätten, löst du Tickets beim neuen Event mit dem neuen Datum. Gehe dazu wie folgt vor:

  • Erstelle einen neuen Event für das Verschiebedatum: Hierfür kannst du ganz einfach die Kopierfunktion im Cockpit nutzen und die neuen Daten anpassen (Datum etc.).
  • Schreibe alle deine Ticketkäufer:innen an und frage sie, ob sie lieber eine Rückerstattung oder ein neues Ticket für das Verschiebedatum haben möchten. Falls eine Rückerstattung gewünscht ist, erfrage hier bitte auch gleich die Bankangaben. Die Kontaktdaten der bisherigen Ticketkäufer:innen findest du im Event unter "Bestellungen, Stornierungen".
  • Erstatte allen, die dies wünschen, die gekauften Tickets zurück.
  • Löse für alle Ticketkäufer:innen, die ein Ticket für das neue Datum wünschen, ein Ticket über den Vorverkauf und sende es ihnen zu (als Ausdruck per Post oder als PDF-Datei per Mail).

Hinweis:
Falls du weitere Events verschieben möchtest, die sich noch in der Zukunft befinden und deren Verschiebedatum du noch nicht kennst, teile uns dies bitte mit, dann können wir bei diesen Events einen Auszahlungsstopp hinterlegen, bis du uns das Verschiebedatum nennen kannst.

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